Przy zgłoszeniu należy dostarczyć następujące dokumenty:
- kartę zgonu potwierdzoną przez Urząd Stanu Cywilnego
- zaświadczenie o przyjęciu przed śmiercią sakramentów spowiedzi, komunii i namaszczenia (jeżeli zmarły przebywał w szpitalu lub hospicjum)
- zgoda parafii miejsca zamieszkania zmarłego na pogrzeb w innej parafii (nie dotyczy zmarłych zamieszkałych na terenie naszej parafii).
Liturgia pogrzebu ma ścisły związek z przeżyciami wiernych. Jej celem jest nie tylko modlitwa za zmarłego, lecz także obudzenie wiary i nadziei członków jego rodziny i uczestników pogrzebu. Modlitwa, a zwłaszcza pełne uczestnictwo we Mszy św. pogrzebowej (przyjęcie Komunii św.) jest najcenniejszym darem dla zmarłego. Także po pogrzebie należy zmarłym zapewnić stałą pomoc modlitewną polecając ich Miłosierdziu Bożemu.
Prawo do pogrzebu kościelnego mają wszyscy wierni i katechumeni (kan. 1183 KPK). Konferencja Episkopatu Polski, adoptując odnowione obrzędy pogrzebu do warunków polskich, zezwoliła ponadto na katolicki pogrzeb dzieci, które zmarły przed chrztem. Jeżeli rodzice proszą o taki pogrzeb, nie należy odmawiać, nie tylko ze względu na ich odczucia, ale i z racji głoszonej przez Kościół sakralnej wartości ludzkiego życia. Proponując jedną stację podczas pogrzebu takiego dziecka należy wybrać „stację przy grobie”, aby rodzice katoliccy tym pełniej odczuli towarzyszenie Kościoła w ich cierpieniu.
Tym, którzy wybrali spalenie swoich zwłok, należy udzielić chrześcijańskiego pogrzebu, chyba, że z całą pewnością wiadomo, iż podjęli oni tę decyzję z motywów przeciwnych zasadom wiary chrześcijańskiej (por. kan. 1184, §2 KPK). W takiej sytuacji trzeba jednak wyeliminować niebezpieczeństwo zgorszenia ze strony wiernych. W katechezie wypada zasygnalizować, że Kościół wyżej ceni zwyczaj grzebania zwłok, aniżeli ich kremację, przede wszystkim z uwagi na fakt, iż sam Chrystus po swojej śmierci został pogrzebany.
Według powszechnego zdania psychiatrów samobójcy nie są w pełni odpowiedzialni za swój czyn. Dlatego nie odmawia się im pogrzebu katolickiego, jeżeli w ciągu życia okazywali przywiązanie do wiary i Kościoła. Uczestnikom takiego pogrzebu należy wyjaśnić sytuację. Jeżeli zachodzi poważna wątpliwość należy zwrócić się do Biskupa miejsca. Samobójcę, który przed zamachem na własne życie dawał zgorszenie, należy traktować jako jawnego grzesznika. W razie wątpliwości duszpasterz powinien zwrócić się o radę do biskupa. Uczestnikom pogrzebu należy wyjaśnić powody podjętej decyzji. W wypadkach wątpliwych (nagła śmierć, śmierć na skutek alkoholizmu lub narkomanii) nie należy odmawiać posługi religijnej nad grobem pamiętając, że zmarły stanął już na sądzie Bożym, a modlitwa za żywych i umarłych może być źródłem pociechy dla żyjących, a nawet początkiem nawrócenia. Szczegółowe wypadki pozostawia się do osądzenia roztropności proboszcza. W wypadkach szczególnych trudności proboszcz winien odnieść się do biskupa diecezjalnego, do którego decyzji należy się dostosować (por. kan. 1184 KPK).
Nie mają prawa do kościelnego pogrzebu: notoryczni apostaci, heretycy i schizmatycy, osoby, które wybrały spalenie ciała z motywów przeciwnych chrześcijańskiej wierze i jawni grzesznicy (kan. 1184 § 1 KPK). W wyżej wymienionych przypadkach możliwy byłby pogrzeb katolicki, gdyby te osoby wyraziły przed śmiercią jakiś akt skruchy, np. prośbę o kapłana, ucałowanie krzyża, akt żalu. O znakach nawrócenia może poświadczyć nawet jedna osoba, jeżeli jest wiarygodna. Duszpasterze niech w takich wypadkach wyjaśnią wiernym, dlaczego jest pogrzeb, aby uniknąć w ten sposób zgorszenia oraz niepokoju w parafii. Gdy słusznie odmawia się pogrzebu kościelnego, tam też odmawia się i Mszy św. pogrzebowej (kan. 1185 KPK).
Podczas ceremonii pogrzebowych stanowczo należy unikać wygłaszania mów pochwalnych na cześć zmarłego. Ważne szczegóły z jego życia mogą być wspomniane jedynie w kontekście rozważanego Słowa Bożego, jako modlitwy dziękczynienia składanego Bogu. Słowa, które celebrans kieruje do wiernych podczas pogrzebu muszą być zgodne z rzeczywistą sytuacją. Duszpasterz powinien tę sytuację znać i ewentualnie dokładnie poinformować o niej innego kapłana; który będzie przewodniczył obrzędom pogrzebu. Jeżeli jest taki zwyczaj, krewni lub bliscy znajomi zmarłego mogą wygłosić nad grobem słowo pożegnania.